Aktuelle Position von ZALVUS GmbH

Backoffice Assistenz (w/m/d) in Teilzeit gesucht

Backoffice, Assistenz
HR-Tech, Beratung
Young Professional, Senior
Teilzeit, 20 bis 32 h/Woche
Ab sofort
Unbefristet
Du suchst eine Teilzeit Position mit flexiblen Arbeitszeiten und hast Lust auf einen bunten Aufgaben-Mix? Als Rückgrat des Zalvus-Teams unterstützt du uns in der Verwaltung, der vorbereitenden Buchhaltung und im Personalmanagement aller Zalvusianer. Werde Teil des "Recruiting trifft Performance-Marketing"-Teams und kremple gemeinsam mit uns die HR Branche um.
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Vergütung Das erhältst du für deine Arbeit:

Erfahrungsabhängig Ab 1.250 Euro (bei 20h / Woche) bis 2.700 Euro (bei 32h / Woche) Grundgehalt Brutto Pro Monat Auszahlung in 12 Gehältern
Sehr flexible Arbeitszeiten & Home-Office Möglichkeit Beteiligung am Geschäftserfolg
30 Tage / Jahr
Werden abgefeiert / durch Freizeit ausgeglichen Fallen sehr selten an
Diverse weitere Mitarbeiterangebote z.B. Nettolohn-Optimierung Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge Unabhängiger Finanz- & Vorsorgeberater Essenszuschuss Gesundheitsangebote / -aktionen Hilfe bei Wohnungssuche Mobiles Arbeiten Subventioniertes Fitnessstudio Job-Ticket / öffentliches Nahverkehrsticket

Unternehmen Das ist dein Arbeitgeber:

ZALVUS GmbH
Kleinunternehmen Etabliertes HR-Tech StartUp
10 - 49
Beratung & Consulting Personalwesen & -Dienstleistungen Internet & Kommunikationstechnologie Marketing, PR & Design
Kununu 4,95 von 5 Disruption der traditionellen Personalberatung Kundenstamm vom Klein- bis DAX-Unternehmen Branchenübergreifend tätig Cashflow finanziert (kein Einfluss externer Investoren) Mitglied der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP)

Standort Das ist dein Umfeld:

Gute ÖPNV-Anbindung Erreichbarkeit: S-Bahn-Station U-Bahn-Station Tram-Haltestelle Ausreichend gesicherte Fahrradstellplätze
Zahlreiche Geschäfte des täglichen Bedarfs z.B. Apotheke Bäckerei Diverse Restaurants Drogerie Imbisse / Schnellrestaurants Post Shopping-Möglichkeiten Supermarkt Umfangreiches Mittagsangebot
2er - 3er Büros Moderne Einrichtung Whiteboards in allen Räumen Altbau Parkett Helle Räumlichkeiten Hohe Decken Hoher Komfort Kurze Wege zu Kollegen
Laptop Weitere(r) Bildschirm(e) Docking Station Ergonomische Ausstattung Festnetz-Telefon Höhenverstellbarer Schreibtisch Notwendige Büroausstattung Individuelle Materialien auf Anfrage möglich Eigener Büroschlüssel für 100% flexible Arbeistzeiten
Diverse Teamevents / Betriebsausflüge Kollegialer Zusammenhalt Positives Arbeitsklima Direkte / umfangreiche Kommunikation Duz-Kultur Familiärer Umgang Feedback-Kultur Flache Hierarchien Führung auf Augenhöhe Leben des Vier-Augen-Prinzips Sportaktivitäten Weihnachtsfeier
3 Balkone Küche inkl. Kühlschrank Mikrowelle Ofen Kochplatten Moderne Kaffeemaschine Kostenfreier Kaffee / Tee Diverse andere kostenlose Getränke Lounge / Sitzecke inkl. Fernseher & N64 WLAN (auch privat nutzbar) Sehr regelmäßige & diverse Team-Events Gesundheitsmanager für optionale Teilnahme an täglichen Mini-Workouts

Kollegen Das ist dein Team:

15 - 25 direkte Kollegen Aufgeteilt in 4 Teams (Operations, Online-Marketing, IT & Vertrieb)
Anfang 20 bis Ende 40
Bundesweit
Deutsch Englisch
Flache Hierachien Teamübergreifende Projektarbeit

Perspektiven Das sind deine Chancen:

Individuell gestaltbar Interne & externe Weiterbildungen möglich Learning-by-doing-Kultur
Zukünftig Vollzeit-Position möglich Direktes Profitieren vom Erfolg des Unternehmens
Unbefristeter Arbeitsvertrag Spezialisierung möglich

Aufgaben Das sind deine Verantwortungen:

Aufgaben
Ganzheitliche Unterstützung der ZALVUS GmbH im Backoffice Vielseitiges Aufgabenspektrum mit interner & externer Kommunikation
20% Rechnungswesen u.a. Rechnungserstellung Zahlungserinnerung- & Mahnungswesen Finanzauswertungen 15% vorbereitende (Lohn-)Buchhaltung u.a. Vorbereitende Buchhaltung Überweisungen Belegabrechnung & Ablage 15% Personalwesen u.a. Vertragswesen Onboarding Personaldokumentation Mitarbeiter-Anfragen 15% Assistenz der Geschäftsführung u.a. Reiseplanung Kalenderpflege Administrative Vertriebs-Unterstützung Unterstützung bei Privatangelegenheiten 15% Büro-Management u.a. Büro Pflege Beschaffung Mietangelegenheiten 10% Teamassistenz u.a. Meetings IT-System Testing Teamevent-Planung Ankündigung von Jubiläen 10% Side Projects z.B. Optimierung des Tagesgeschäftes Einführung neuer (Verwaltungs-) Software für HRM oder Buchhaltung Bei mehr als 24h / Woche Arbeitszeit: zusätzlich Recherche-Aufgaben für die Vertriebsvorbereitung
Microsoft Office 365
Verantwortung
Korrespondenz mit Bestandskunden Neukunden Einkäufern Steuerbüro Krankenkassen Dienstleistern
Keine
Keine

Ablauf Das ist dein Alltag:

Sehr Flexibel
20 Std. / Woche bis 32 Std. / Woche langfristig höhere Stundenzahl möglich
Arbeitszeit auf mindestens 4 Tage pro Woche verteilt
Sehr Flexibel
Casual Leger
Nach Absprache Mindestens 3 Tage pro Woche vor Ort (im Anschluss an die Pandemie)
Keine

Qualifikation Das solltest du mitbringen:

Erfahrung
Mindestens Erste Erfahrung In einer administrativen Rolle
z.B. in der (vorbereitenden) Buchhaltung oder als persönliche Assistenz oder Teamassistenz
in einem digitalisierten Arbeitsumfeld in einem Unternehmen mit < 100 Mitarbeitern
Fähigkeiten
Erfahrung mit mindestens zwei dieser Aufgabengebiete: Rechnungswesen & vorbereitende Buchhaltung Vertragsvorbereitung & Personaldokumentation Assistenz des Teams oder der Geschäftsführung souveräner Umgang mit Ad-Hoc Anfragen außerdem gute Microsoft Office Kenntnisse ausgeprägtes Organisationstalent Eigenständige Lösungsfindung online (''Let me google that for you'')
kommunikativ eloquent emphatisch humorvoll selbstbewusst
eigenständig überaus organisiert gründlich Strukturiert routiniert flexibel
Ausbildung
Entweder Bürokaufm. oder sachbearbeitende Ausbildung oder Mind. begonnenes Studium oder Alternativ mind. 3 Jahre Berufserfahrung im digitalen Backoffice
Deutsch (verhandlungssicher) Englisch (mind. fließend) in der schriftlichen Kommunikation Von Vorteil: Englisch (mind. gut) in der verbalen Kommunikation

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