Backoffice Assistenz (w/m/d) in Teilzeit gesucht

ZALVUS GmbH

Kleinunternehmen Etabliertes HR-Tech StartUp

10 - 49

Beratung und Consulting Personalwesen und Dienstleistungen Internet und Kommunikationstechnologie Marketing, PR und Design

Kununu 4,95 von 5 Disruption der traditionellen Personalberatung Kundenstamm vom Klein- bis DAX-Unternehmen Branchenübergreifend tätig Cashflow finanziert (kein Einfluss externer Investoren) Mitglied der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP)

Ganzheitliche Unterstützung der ZALVUS GmbH im Backoffice Vielseitiges Aufgabenspektrum mit interner & externer Kommunikation

20% Rechnungswesen u.a. Rechnungserstellung Zahlungserinnerung- & Mahnungswesen Finanzauswertungen 15% vorbereitende (Lohn-)Buchhaltung u.a. Vorbereitende Buchhaltung Überweisungen Belegabrechnung & Ablage 15% Personalwesen u.a. Vertragswesen Onboarding Personaldokumentation Mitarbeiter-Anfragen 15% Assistenz der Geschäftsführung u.a. Reiseplanung Kalenderpflege Administrative Vertriebs-Unterstützung Unterstützung bei Privatangelegenheiten 15% Büro-Management u.a. Büro Pflege Beschaffung Mietangelegenheiten 10% Teamassistenz u.a. Meetings IT-System Testing Teamevent-Planung Ankündigung von Jubiläen 10% Side Projects z.B. Optimierung des Tagesgeschäftes Einführung neuer (Verwaltungs-) Software für HRM oder Buchhaltung Bei mehr als 24h / Woche Arbeitszeit: zusätzlich Recherche-Aufgaben für die Vertriebsvorbereitung

Microsoft Office 365

Korrespondenz mit Bestandskunden Neukunden Einkäufern Steuerbüro Krankenkassen Dienstleistern

Keine

Keine

Berlin - Schönhauser Allee

Gute ÖPNV-Anbindung Erreichbarkeit: S-Bahn-Station U-Bahn-Station Tram-Haltestelle Ausreichend gesicherte Fahrradstellplätze

Zahlreiche Geschäfte des täglichen Bedarfs z.B. Apotheke Bäckerei Diverse Restaurants Drogerie Imbisse / Schnellrestaurants Post Shopping-Möglichkeiten Supermarkt Umfangreiches Mittagsangebot

2er - 3er Büros Moderne Einrichtung Whiteboards in allen Räumen Altbau Parkett Helle Räumlichkeiten Hohe Decken Hoher Komfort Kurze Wege zu Kolleg/innen

Laptop Weitere(r) Bildschirm(e) Docking Station Ergonomische Ausstattung Festnetz-Telefon Höhenverstellbarer Schreibtisch Notwendige Büroausstattung Individuelle Materialien auf Anfrage möglich Eigener Büroschlüssel für 100% flexible Arbeistzeiten

Diverse Teamevents / Betriebsausflüge Kollegialer Zusammenhalt Positives Arbeitsklima Direkte / umfangreiche Kommunikation Duz-Kultur Familiärer Umgang Feedback-Kultur Flache Hierarchien Führung auf Augenhöhe Leben des Vier-Augen-Prinzips Sportaktivitäten Weihnachtsfeier

3 Balkone Küche inkl. Kühlschrank Mikrowelle Ofen Kochplatten Moderne Kaffeemaschine Kostenfreier Kaffee / Tee Diverse andere kostenlose Getränke Lounge / Sitzecke inkl. Fernseher & N64 WLAN (auch privat nutzbar) Sehr regelmäßige & diverse Team-Events Gesundheitsmanager für optionale Teilnahme an täglichen Mini-Workouts

Sehr Flexibel

20 Std. / Woche bis 32 Std. / Woche langfristig höhere Stundenzahl möglich

Arbeitszeit auf mindestens 4 Tage pro Woche verteilt

Sehr Flexibel

Casual Leger

Nach Absprache Mindestens 3 Tage pro Woche vor Ort (im Anschluss an die Pandemie)

Keine

Individuell gestaltbar Interne & externe Weiterbildungen möglich Learning-by-doing-Kultur

Zukünftig Vollzeit-Position möglich Direktes Profitieren vom Erfolg des Unternehmens

Unbefristeter Arbeitsvertrag Spezialisierung möglich

Mindestens Erste Erfahrung In einer administrativen Rolle

z.B. in der (vorbereitenden) Buchhaltung oder als persönliche Assistenz oder Teamassistenz

in einem digitalisierten Arbeitsumfeld in einem Unternehmen mit < 100 Mitarbeitern

Erfahrung mit mindestens zwei dieser Aufgabengebiete: Rechnungswesen & vorbereitende Buchhaltung Vertragsvorbereitung & Personaldokumentation Assistenz des Teams oder der Geschäftsführung souveräner Umgang mit Ad-Hoc Anfragen außerdem gute Microsoft Office Kenntnisse Ausgeprägtes Organisationstalent Eigenständige Lösungsfindung online (''Let me google that for you'')

kommunikativ eloquent emphatisch humorvoll selbstbewusst

Eigenständig überaus organisiert gründlich Strukturiert routiniert flexibel

Entweder Bürokaufm. oder sachbearbeitende Ausbildung oder Mind. begonnenes Studium oder Alternativ mind. 3 Jahre Berufserfahrung im digitalen Backoffice

Deutsch (verhandlungssicher) Englisch (mind. fließend) in der schriftlichen Kommunikation Von Vorteil: Englisch (mind. gut) in der verbalen Kommunikation

Erfahrungsabhängig Ab 1.250 Euro (bei 20h / Woche) bis 2.700 Euro (bei 32h / Woche) Grundgehalt Brutto Pro Monat Auszahlung in 12 Gehältern

Sehr flexible Arbeitszeiten & Home-Office Möglichkeit Beteiligung am Geschäftserfolg

30 Tage / Jahr

Werden abgefeiert / durch Freizeit ausgeglichen Fallen sehr selten an

Diverse weitere Mitarbeiterangebote z.B. Nettolohn-Optimierung Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge Unabhängiger Finanz- & Vorsorgeberater Essenszuschuss Gesundheitsangebote / -aktionen Hilfe bei Wohnungssuche Mobiles Arbeiten Subventioniertes Fitnessstudio Job-Ticket / öffentliches Nahverkehrsticket

15 - 25 direkte Kolleg/innen Aufgeteilt in 4 Teams (Operations, Online-Marketing, IT & Vertrieb)

Anfang 20 bis Ende 40

Bundesweit

Deutsch Englisch

Flache Hierarchien Teamübergreifende Projektarbeit