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Aktuelle Position der ZALVUS GmbH

Teamassistenz (w/m/d) im Office Management

Backoffice, Personalverwaltung, Mitarbeiterbetreuung, Sachbearbeitung
HR-Tech, Innovative Personalberatung
Young Professional, Professional, Senior
Teilzeit bis Vollzeit (20 - 40h / Woche)
Ab sofort
Unbefristet
Du hast Lust, in einem digitalisierten Umfeld zu arbeiten und von Beginn an verantwortungsvolle Aufgaben zu übernehmen? In der Position als Office-Assistenz nutzt du deine schnelle Auffassungsgabe und lösungsorientierte Arbeitsweise zur Unterstützung des ganzen Zalvus-Teams. Du übernimmst proaktiv organisatorische Themen, koordinierst Dienstleister, Office-Supplies und Termine und sorgst dabei für eine gute Arbeitsatmosphäre in unserem Berliner Büro. Hierbei arbeitest du eng mit deinen Backoffice-Kolleg/innen und der IT-Abteilung zusammen. Werde Teil eines schnell wachsenden Unternehmens und profitiere von flexiblen Arbeitsmodellen und abwechslungsreichen Aufgaben. Wir freuen uns auf dich!
Alle Details zur Position

Alle Details zur Position findest du hier:

Flexibel Vertrauensarbeitszeit
20 bis 40 Stunden / Woche Flexibel nach Absprache Aufgeteilt auf mind. 3 Tage / Woche
Montag - Freitag Flexibel
Flexibel
Wie gewünscht
Nach Absprache & Einarbeitung
Keine
Erfahrungs- & Arbeitszeitabhängig Bei 32/h Woche: Von 2.000 bis 2.300 Bei 40/h Woche: Von 2.500 bis 2.900 Euro Brutto Pro Monat Grundgehalt Realistische Einschätzung im Erstgespräch Jetzt Eignung testen & Erstgespräch vereinbaren
Zusätzlich Beteiligung am Geschäftserfolg
30 Tage / Jahr
Werden abgefeiert / durch Freizeit ausgeglichen Fallen selten an
Diverse weitere Mitarbeiterangebote z.B. Nettolohn-Optimierung Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge Unabhängiger Finanz- & Vorsorgeberater Essenszuschuss Gesundheitsangebote / -aktionen Hilfe bei Wohnungssuche Mobiles Arbeiten Subventioniertes Fitnessstudio Job-Ticket / öffentliches Nahverkehrsticket
Erfahrung
Mindestens 1 Jahr Erfahrung In einer organisatorischen, administrativen oder zuarbeitenden Tätigkeit Im digitalisierten Büroumfeld
z.B. als Teamassistenz Backoffice-Assistenz Sachbearbeiter Personalsachbearbeiter Mitarbeiter- & Personalbetreuer (w/m/d) oder Vergleichbar
Nicht entscheidend Von Vorteil: Personalwesen und Dienstleistungen Internet und Informationstechnologie Event-Branche
Fähigkeiten
Vorausgesetzt: (Erste) Erfahrung in der Personaladministration / Sachbearbeitung oder (Erste) Erfahrung in der Lohnabrechnung / Payroll Nachweisbares Organisationstalent souveräner Umgang mit Ad-Hoc Anfragen Ausgeprägte Empathie & Kommunikationsfähigkeit Eigenständige Lösungsfindung online (''Let me google that for you'') Souveräner Umgang mit Windows & MS Office Programmen Von Vorteil: Erfahrung im Umgang mit Personio Erfahrung in Aufgaben der Personalverwaltung
Problemlöser-Mentalität Empathie Teamfähigkeit Kommunikationsstärke Humor Offenheit Einfühlungsvermögen
Organisiert Dienstleistungs- / Serviceorientiert Zuverlässig Proaktiv Genauigkeit Digitale Affinität Qualitätsorientiert Lösungsorientiert Strukturiert
Ausbildung
Mindestens (Fach-) Hochschulreife Von Vorteil: Bachelor Master Diplom oder Berufsausbildung mit mehrjähriger Erfahrung im digitalen Büroumfeld
Nicht entscheidend
Deutsch Mindestens Verhandlungssicher Von Vorteil: Englisch Konversationssicher
Individuell gestaltbar Steile Lernkurve durch intensive Einarbeitung Learning-by-doing-Kultur Zugang zu E-Learning Plattformen (z.B. Udemy) Interne Workshops im Spezialisten-Team Interne und externe Fort- / Weiterbildungen
Steile Weiterentwicklung durch Verantwortung Zukunftsträchtiger Aufgabenbereich Unbefristeter Arbeitsvertrag
4 weitere Kolleg/innen im Backoffice
Ø 30 Jahre Ende 20 bis Mitte 30
Bundesweit
Deutsch Englisch
Flache Hierarchien Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung & Gesellschaftern sowie Teamübergreifende Projektarbeit
Berlin - Prenzlauer Berg und Nach Absprache aus dem Home Office
Exzellente ÖPNV-Anbindung Erreichbarkeit: S-Bahn-Station U-Bahn-Station Tram-Haltestelle Ausreichend gesicherte Fahrradstellplätze
Zahlreiche Geschäfte des täglichen Bedarfs z.B. Apotheke Bäckerei Diverse Restaurants Drogerie Imbisse / Schnellrestaurants Kiosk Shopping-Möglichkeiten Supermarkt Umfangreiches Mittagsangebot
400 qm Altbau Hoher Komfort Moderne Einrichtung 2er - 4er Büros Hohe Decken Helle Räumlichkeiten Kurze Wege zu Kolleg/innen
Laptop Weitere(r) Bildschirm(e) Docking Station Höhenverstellbarer Schreibtisch Individuelle Materialien auf Anfrage möglich Ausstattung für Home Office bei Bedarf
Direkte / umfangreiche Kommunikation Feedback-Kultur Diverse Teamevents / Betriebsausflüge Positives Arbeitsklima Duz-Kultur Flache Hierarchien Führung auf Augenhöhe Kollegialer Zusammenhalt Leben des Vier-Augen-Prinzips Sportaktivitäten Weihnachtsfeier
4 Balkone Küche Kühlschrank Mikrowelle Moderne Kaffeemaschine (Jura) Kostenfreier Kaffee / Tee Kostenfreies Wasser Diverse (andere) kostenlose Getränke WLAN (auch privat nutzbar) Fernseher inkl. N64, GameCube & Switch
ZALVUS GmbH
Etablierte HR-Tech Beratung
75 Kolleg/innen
Beratung und Consulting Personalwesen und Dienstleistungen Internet & Informationstechnologie Marketing, PR und Design
Starkes & konstantes Wachstum (auch während der Pandemie) Kununu 4,95 von 5 Disruption der traditionellen Personalberatung Klientenstamm vom Klein- bis zum DAX-Unternehmen z.B. Siemens, Allianz, BASF, VW, Bosch, Audi u.v.m. Branchenübergreifend tätig Cashflow finanziert (kein Einfluss externen Investoren) Mitglied der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP)
Aufgaben
Sicherstellung guter Arbeitsbedingungen des Zalvus Teams durch Unterstützung im Office-Management und Organisatorischen Support
Office-Support z.B. Mitwirken bei der Organisation der Office-Erweiterung Planung von Office-Diensten Dienstleisterkommunikation- und koordination (u.a. Hausmeister, Handwerker, Getränkelieferant) Abwicklung von Bestellung (u.a. IT-Hardware, Büro-Material / Ausstattung) Annahme und Verwaltung von Post / Paketen Regelmäßige Recherchen Ad-Hoc Tätigkeiten sowie Unterstützung in administrativen Bereichen Außerdem: Koordination von Arbeitsplatzausstattungen (für Home Office und Büro-Arbeitsplätze) In Rücksprache mit dem IT-Administrator
365° Microsoft Cloud Arbeitsplatz CMS-System (Eigenentwicklung der inhouse-IT) Maßgeschneidert auf tägliche Prozesse VoIP-Telefonie über MS Teams
Verantwortung
4 Kolleg/innen im Team Mitarbeitenden anderer Teams z.B. Online-Marketing, IT, Sales etc. Geschäftsführung Bestandskunden (schriftlich)
Keine
Eventabhängig

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