Aktuelle Position von ZALVUS GmbH

Backoffice-Assistenz (w/m/d) Office-Support und Koordination

Backoffice, Office-Support, Office-Management
HR-Tech, Innovative Personalberatung
Berufseinstieg, Young Professional, Professional
Teilzeit (ab 20 bis 32 Wochenstunden)
Ab sofort
Unbefristet
Du hast Lust in einem digitalisierten Umfeld zu arbeiten und von Beginn an verantwortungsvolle Aufgaben zu übernehmen? In der Position als Office-Assistenz nutzt du deine schnelle Auffassungsgabe und lösungsorientierte Arbeitsweise zur Unterstützung des ganzen Zalvus-Teams. Du übernimmst proaktiv organisatorische Themen, koordinierst Dienstleister, Office-Supplies und Termine und sorgst dabei für eine gute Arbeitsatmosphäre in unserem Berliner Büro. Hierbei arbeitest du eng mit deinen Backoffice-Kolleg/innen und der IT-Abteilung zusammen. Werde Teil eines schnell wachsenden Unternehmens und profitiere von flexiblen Arbeitsmodellen und abwechslungsreichen Aufgaben. Wir freuen uns auf dich!
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Ablauf Das ist dein Alltag:

Flexibel Vertrauensarbeitszeit
Aufgeteilt auf mindestens 3 Tage Flexibel nach Absprache 20 bis 32 Stunden / Woche
Montag - Freitag Flexibel
Flexibel
Wie gewünscht / nicht vorgeschrieben
Nach Absprache & Einarbeitung Mindestens 3 Tage / Woche vor Ort im Office
Keine

Kolleg/innen Das ist dein Team:

1 Teamlead & 3 weitere Mitarbeitende im Backoffice-Team 10 - 15 Mitarbeitene im Client Management-Team 10 - 15 Mitarbeitende im Talent Management-Team und 10 Mitarbeitende im Marketing-Team 15-20 weitere Mitarbeitende in IT, Sales & Business Development
Mitte 20 bis Mitte 30
Bundesweit Mitarbeiter/innen in ganz Deutschland
Deutsch Englisch
Flache Hierarchien Teamübergreifende Projektarbeit

Aufgaben Das sind deine Verantwortungen:

Aufgaben
Sicherstellung guter Arbeitsbedingungen des Zalvus Teams durch Unterstützung im Office-Management und Organisatorischen Support
Office-Support z.B. Mitwirken bei der Organisation der Office-Erweiterung Planung von Office-Diensten Dienstleisterkommunikation- und koordination (u.a. Hausmeister, Handwerker, Getränkelieferant) Abwicklung von Bestellung (u.a. IT-Hardware, Büro-Material / Ausstattung) Annahme und Verwaltung von Post / Paketen Regelmäßige Recherchen Ad-Hoc Tätigkeiten sowie Unterstützung in administrativen Bereichen Außerdem: Koordination von Arbeitsplatzausstattungen (für Home Office und Büro-Arbeitsplätze) In Rücksprache mit dem IT-Administrator
365° Microsoft Cloud Arbeitsplatz CMS-System (Eigenentwicklung der inhouse-IT) Maßgeschneidert auf tägliche Prozesse VoIP-Telefonie über MS Teams
Verantwortung
Intern: Kolleg/innen im Team Mitarbeitenden anderer Teams z.B. Online-Marketing, IT, Sales etc. Geschäftsführung Extern: Bestandskunden (schriftlich) (mündlich)

Qualifikation Das solltest du mitbringen:

Erfahrung
Mindestens Erste Erfahrung Im Office-Management Im digitalisierten Büro-Umfeld (inkl. Berufsausbildung / Praktika / Werkstudententätigkeiten) Quereinsteiger/innen willkommen!
z.B. Front- und / oder Back-Office Verwaltungsmanager (w/m/d) Team-Assistenz (w/m/d) Büroassistenz (w/m/d)
Fähigkeiten
Vorausgesetzt: Interesse an der Übernahme von organisatorischen Themen Souveräner Umgang mit Ad-Hoc Anfragen Gute Microsoft Office Kenntnisse Affinität für digitale Rechercheaufgaben
Teamplayer Problemlöser-Mentalität Anpack-Mentalität Einfühlungsvermögen Humor Neugier
Organisiert Selbständig Zuverlässig Dienstleistungs- / Serviceorientiert Genauigkeit Qualitätsorientiert Digitale Affinität
Ausbildung
Entweder Kaufmännische Berufsausbildung oder Mind. begonnenes Studium Alternativ: Mind. 2 Jahre Berufserfahrung im digitalen Back-Office
Deutsch mind. Verhandlungssicher und Englisch mind. Konversationssicher In der schriftlichen Kommunikation

Vergütung Das erhältst du für deine Arbeit:

Erfahrungs- & Arbeitszeitabhängig (bei 32 Std. / Woche) Bis zu 2.300 Euro Brutto Pro Monat Grundgehalt Auszahlung in 12 Gehältern Realistische Einschätzung im Erstgespräch Jetzt Eignung testen & Erstgespräch vereinbaren
Beteiligung am Geschäftserfolg Flexible Arbeitszeiten & Home-Office Möglichkeit
30 Tage / Jahr
Werden abgefeiert / durch Freizeit ausgeglichen Fallen sehr selten an
Diverse weitere Mitarbeiterangebote z.B. Nettolohn-Optimierung Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge Unabhängiger Finanz- & Vorsorgeberater Essenszuschuss Gesundheitsangebote / -aktionen Hilfe bei Wohnungssuche Mobiles Arbeiten Subventioniertes Fitnessstudio Job-Ticket / öffentliches Nahverkehrsticket

Perspektiven Das sind deine Chancen:

Steile Lernkurve durch intensive Einarbeitung Learning-by-doing-Kultur Zugang zu E-Learning Plattformen (z.B. Udemy) Interne Workshops im Spezialisten-Team Interne & externe Fort- / Weiterbildungen Individuell gestaltbar
Leistungsabhängig Vielzahl an Karriere- / Aufstiegschancen z.B. Schnelle Übernahme von Verantwortungsbereichen
Steile Weiterentwicklung durch Verantwortung Zukunftsträchtiger Aufgabenbereich Unbefristeter Arbeitsvertrag

Unternehmen Das ist dein Arbeitgeber:

ZALVUS GmbH
Etablierte HR-Tech Beratung Inhabergeführt
Aktuell ca. 75 Stark wachsend 1 Teamlead & 3 weitere Mitarbeitende im Backoffice-Team
Beratung & Consulting Future of Work Performance Marketing IT & Digitalisierung
Klientenstamm vom Klein- bis zum DAX-Unternehmen Fokus auf White Collar Positionen Branchenübergreifend tätig Cashflow finanziert (kein Einfluss externer Investoren) Future of Work Vorreiter (zur HR-Digital Studie)

Standort Das ist dein Umfeld:

Idealerweise bis zu 3 Tage im Office in Berlin - Prenzlauer Berg und Nach Absprache aus dem Home Office (auch nach der Pandemie)
Exzellente ÖPNV-Anbindung Erreichbarkeit: S-Bahn-Station U-Bahn-Station Tram-Haltestelle Ausreichend gesicherte Fahrradstellplätze
Zahlreiche Geschäfte des täglichen Bedarfs z.B. Apotheke Bäckerei Diverse Restaurants Drogerie Imbisse / Schnellrestaurants Kiosk Shopping-Möglichkeiten Supermarkt Umfangreiches Mittagsangebot
Altbau Hoher Komfort Moderne Einrichtung Hohe Decken Helle Räumlichkeiten 4er - 6er Büros Kurze Wege zu Kolleg/innen
Laptop Weitere(r) Bildschirm(e) Docking Station Höhenverstellbarer Schreibtisch Individuelle Materialien auf Anfrage möglich Ausstattung für Home Office bei Bedarf
Direkte / umfangreiche Kommunikation Feedback-Kultur Positives Arbeitsklima 4 Team-Events / Jahr Duz-Kultur Flache Hierarchien Führung auf Augenhöhe Kollegialer Zusammenhalt Leben des Vier-Augen-Prinzips Sportaktivitäten Weihnachtsfeier
3 Balkone Küche Kühlschrank Mikrowelle Moderne Kaffeemaschine (Jura) Kostenfreier Kaffee / Tee Kostenfreies Wasser Diverse (andere) kostenlose Getränke WLAN (auch privat nutzbar) Fernseher inkl. N64, GameCube & Switch

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