Aktuelle Position von
ZALVUS GmbH
Backoffice-Assistenz (w/m/d) Office-Support und Koordination


Backoffice, Office-Support, Office-Management
HR-Tech, Innovative Personalberatung
Berufseinstieg, Young Professional, Professional
Teilzeit (ab 20 bis 32 Wochenstunden)
Ab sofort
Unbefristet
Du hast Lust in einem digitalisierten Umfeld zu arbeiten und von Beginn an verantwortungsvolle Aufgaben zu übernehmen? In der Position als Office-Assistenz nutzt du deine schnelle Auffassungsgabe und lösungsorientierte Arbeitsweise zur Unterstützung des ganzen Zalvus-Teams. Du übernimmst proaktiv organisatorische Themen, koordinierst Dienstleister, Office-Supplies und Termine und sorgst dabei für eine gute Arbeitsatmosphäre in unserem Berliner Büro. Hierbei arbeitest du eng mit deinen Backoffice-Kolleg/innen und der IT-Abteilung zusammen. Werde Teil eines schnell wachsenden Unternehmens und profitiere von flexiblen Arbeitsmodellen und abwechslungsreichen Aufgaben. Wir freuen uns auf dich!
Alle Details zur Position
Finde heraus, ob du dich qualifizierst:
Zum TestAlle Details zur Position findest du hier:
Ablauf Das ist dein Alltag:
Flexibel
Vertrauensarbeitszeit
Aufgeteilt auf mindestens 3 Tage
Flexibel nach Absprache
20 bis 32 Stunden / Woche
Montag - Freitag
Flexibel
Flexibel
Wie gewünscht / nicht vorgeschrieben
Nach Absprache & Einarbeitung
Mindestens 3 Tage / Woche vor Ort im Office
Keine
Qualifikation Das solltest du mitbringen:
Erfahrung
Mindestens
Erste Erfahrung
Im Office-Management
Im digitalisierten Büro-Umfeld
(inkl. Berufsausbildung / Praktika / Werkstudententätigkeiten)
Quereinsteiger/innen willkommen!
z.B.
Front- und / oder Back-Office
Verwaltungsmanager (w/m/d)
Team-Assistenz (w/m/d)
Büroassistenz (w/m/d)
Fähigkeiten
Vorausgesetzt:
Interesse an der Übernahme von organisatorischen Themen
Souveräner Umgang mit Ad-Hoc Anfragen
Gute Microsoft Office Kenntnisse
Affinität für digitale Rechercheaufgaben
Teamplayer
Problemlöser-Mentalität
Anpack-Mentalität
Einfühlungsvermögen
Humor
Neugier
Organisiert
Selbständig
Zuverlässig
Dienstleistungs- / Serviceorientiert
Genauigkeit
Qualitätsorientiert
Digitale Affinität
Ausbildung
Entweder
Kaufmännische Berufsausbildung
oder
Mind. begonnenes Studium
Alternativ:
Mind. 2 Jahre Berufserfahrung im digitalen Back-Office
Deutsch
mind.
Verhandlungssicher
und
Englisch
mind.
Konversationssicher
In der schriftlichen Kommunikation
Perspektiven Das sind deine Chancen:
Steile Lernkurve durch intensive Einarbeitung
Learning-by-doing-Kultur
Zugang zu E-Learning Plattformen
(z.B. Udemy)
Interne Workshops im Spezialisten-Team
Interne & externe Fort- / Weiterbildungen
Individuell gestaltbar
Leistungsabhängig
Vielzahl an Karriere- / Aufstiegschancen
z.B.
Schnelle Übernahme von Verantwortungsbereichen
Steile Weiterentwicklung durch Verantwortung
Zukunftsträchtiger Aufgabenbereich
Unbefristeter Arbeitsvertrag
Vergütung Das erhältst du für deine Arbeit:
Erfahrungs- & Arbeitszeitabhängig
(bei 32 Std. / Woche)
Bis zu
2.300
Euro
Brutto
Pro Monat
Grundgehalt
Auszahlung in 12 Gehältern
Realistische Einschätzung im Erstgespräch
Jetzt Eignung testen & Erstgespräch vereinbaren
Beteiligung am Geschäftserfolg
Flexible Arbeitszeiten & Home-Office Möglichkeit
30 Tage / Jahr
Werden abgefeiert / durch Freizeit ausgeglichen
Fallen sehr selten an
Diverse weitere Mitarbeiterangebote
z.B.
Nettolohn-Optimierung
Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
Unabhängiger Finanz- & Vorsorgeberater
Essenszuschuss
Gesundheitsangebote / -aktionen
Hilfe bei Wohnungssuche
Mobiles Arbeiten
Subventioniertes Fitnessstudio
Job-Ticket / öffentliches Nahverkehrsticket
Kolleg/innen Das ist dein Team:
1 Teamlead & 3 weitere Mitarbeitende im Backoffice-Team
10 - 15 Mitarbeitene im Client Management-Team
10 - 15 Mitarbeitende im Talent Management-Team
und
10 Mitarbeitende im Marketing-Team
15-20 weitere Mitarbeitende in IT, Sales & Business Development
Mitte 20
bis
Mitte 30
Bundesweit
Mitarbeiter/innen in ganz Deutschland
Deutsch
Englisch
Flache Hierarchien
Teamübergreifende Projektarbeit
Unternehmen Das ist dein Arbeitgeber:
ZALVUS GmbH
Etablierte HR-Tech Beratung
Inhabergeführt
Aktuell ca. 75
Stark wachsend
1 Teamlead & 3 weitere Mitarbeitende im Backoffice-Team
Beratung & Consulting
Future of Work
Performance Marketing
IT & Digitalisierung
Klientenstamm vom Klein- bis zum DAX-Unternehmen
Fokus auf White Collar Positionen
Branchenübergreifend tätig
Cashflow finanziert (kein Einfluss externer Investoren)
Future of Work Vorreiter (zur HR-Digital Studie)
Aufgaben Das sind deine Verantwortungen:
Aufgaben
Sicherstellung guter Arbeitsbedingungen des Zalvus Teams
durch
Unterstützung im Office-Management
und
Organisatorischen Support
Office-Support
z.B.
Mitwirken bei der Organisation der Office-Erweiterung
Planung von Office-Diensten
Dienstleisterkommunikation- und koordination
(u.a. Hausmeister, Handwerker, Getränkelieferant)
Abwicklung von Bestellung
(u.a. IT-Hardware, Büro-Material / Ausstattung)
Annahme und Verwaltung von Post / Paketen
Regelmäßige Recherchen
Ad-Hoc Tätigkeiten
sowie
Unterstützung in administrativen Bereichen
Außerdem:
Koordination von Arbeitsplatzausstattungen
(für Home Office und Büro-Arbeitsplätze)
In Rücksprache mit dem IT-Administrator
365° Microsoft Cloud Arbeitsplatz
CMS-System (Eigenentwicklung der inhouse-IT)
Maßgeschneidert auf tägliche Prozesse
VoIP-Telefonie über MS Teams
Verantwortung
Intern:
Kolleg/innen im Team
Mitarbeitenden anderer Teams
z.B. Online-Marketing, IT, Sales etc.
Geschäftsführung
Extern:
Bestandskunden
(schriftlich)
(mündlich)
Standort Das ist dein Umfeld:
Idealerweise bis zu 3 Tage im Office
in
Berlin - Prenzlauer Berg
und
Nach Absprache aus dem Home Office
(auch nach der Pandemie)
Exzellente ÖPNV-Anbindung
Erreichbarkeit:
S-Bahn-Station
U-Bahn-Station
Tram-Haltestelle
Ausreichend gesicherte Fahrradstellplätze
Zahlreiche Geschäfte des täglichen Bedarfs
z.B.
Apotheke
Bäckerei
Diverse Restaurants
Drogerie
Imbisse / Schnellrestaurants
Kiosk
Shopping-Möglichkeiten
Supermarkt
Umfangreiches Mittagsangebot
Altbau
Hoher Komfort
Moderne Einrichtung
Hohe Decken
Helle Räumlichkeiten
4er - 6er Büros
Kurze Wege zu Kolleg/innen
Laptop
Weitere(r) Bildschirm(e)
Docking Station
Höhenverstellbarer Schreibtisch
Individuelle Materialien auf Anfrage möglich
Ausstattung für Home Office bei Bedarf
Direkte / umfangreiche Kommunikation
Feedback-Kultur
Positives Arbeitsklima
4 Team-Events / Jahr
Duz-Kultur
Flache Hierarchien
Führung auf Augenhöhe
Kollegialer Zusammenhalt
Leben des Vier-Augen-Prinzips
Sportaktivitäten
Weihnachtsfeier
3 Balkone
Küche
Kühlschrank
Mikrowelle
Moderne Kaffeemaschine (Jura)
Kostenfreier Kaffee / Tee
Kostenfreies Wasser
Diverse (andere) kostenlose Getränke
WLAN (auch privat nutzbar)
Fernseher inkl. N64, GameCube & Switch
Interessiert? Wir beantworten Fragen und stellen den Kontakt her:
Qualifikation überprüfen und unverbindlich Kontakt aufnehmen.
Rückfragen an Joana Schreiber (+49 30 166 385 599) richten.
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