Flexible Arbeitszeitmodelle bei Zalvus // So funktioniert's

Warum wir flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen

Als Vorreiter für moderne Arbeitswelten ist uns wichtig, dass sich Berufs- und Privatleben nicht gegenseitig behindern, sondern die bestmögliche Synergie bilden. Wenn unsere Mitarbeiter/innen die Möglichkeit haben, so viel zu arbeiten, wie es am besten in ihr individuelles Lebensmodell passt, dann profitieren auch wir: Von einer motivierten Arbeitskraft, die mit Zalvus als Arbeitgeber zufrieden ist.

Derzeit haben wir über 60 verschiedene Arbeitsmodelle. Doch damit Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten und Ergebnisse gesichert sind, benötigt es Organisation, Dokumentation und Kommunikation.

Festlegung des Arbeitszeitmodells

Nicht jede Position kann mit beliebig vielen Stunden besetzt werden. Doch statt uns an festgefahrenen Denkmustern wie „Vollzeit = 40 Stunden“ zu orientieren, denken wir jede Position neu und legen fest, wie viele Stunden mindestens und maximal in der Woche benötigt werden, um dem Workload gerecht werden zu können. Auf unseren Inseraten geben wir diese Mindest- und Maximalstundenanzahl transparent an.

Haben wir eine/n neue/n Zalvusianer/in gefunden, legt diese/r gemeinsam mit der Führungskraft die gewünschte Stundenanzahl fest. Danach arbeiten beide gemeinsam heraus, wie diese Stunden bestmöglich auf die unterschiedlichen Wochentage verteilt werden können. Ein Arbeitstag ist immer 8 Stunden lang? Das muss nicht so sein!

Der Spielraum hängt hier entscheidend von Abteilung und Rolle ab. Bei Positionen mit festem "Tagesgeschäft", die noch dazu eng mit anderen Personen zusammenarbeiten, ist tendenziell weniger Flexibilität möglich als bei Positionen, die unabhängig und zeitunkritisch an eigenen Projekten arbeiten. Es ist jedoch das Ziel einer jeden Führungskraft, die maximal abbildbare Flexibilität anzubieten. Es ist somit in jeder Position möglich, an unterschiedlichen Wochentagen unterschiedlich viel zu arbeiten, beispielsweise Montag zehn, Dienstag dafür aber nur sechs Stunden. Genauso ist es möglich, in unterschiedlichen Wochen unterschiedlich viel zu arbeiten. So können A- und B-Wochen mit unterschiedlichen Stundenverteilungen entstehen:

Das von beiden Seiten festgelegte Arbeitszeitmodell bleibt so lange bestehen, bis es Änderungswünsche gibt. Die Arbeitszeiten wechseln also nicht nach Lust und Laune von Tag zu Tag, sondern folgen immer einer bestehenden, festgehaltenen Struktur.

Auswirkungen auf die Zusammenarbeit

Um trotz dieser Flexibilität effizient zusammenzuarbeiten, müssen die Arbeitszeiten einer jeden Person im individuellen Kalender vermerkt sein. Setzt jemand ein Meeting an, achtet er/sie bei der Planung darauf, dass sich der gewünschte Termin innerhalb der Arbeitszeit eines/einer jeden Teilnehmenden befindet.

Dabei unterstützt der Terminplanungs-Assistent von Microsoft, der es einem erlaubt, die individuellen Kalender grafisch übersichtlich übereinanderzulegen und Freiräume zu erkennen. Damit das verlässlich funktioniert, ist es also entscheidend, dass jede/r Mitarbeiter die Pflege seines/ihres eigenen Kalenders sicherstellt. Dies gilt vor allem für die Abteilungen mit externem Kund/innen- oder Kandidat/innen-Kontakt.

Auswirkungen auf das Urlaubsmodell

Da die täglichen Arbeitsstunden sowohl von Person zu Person als auch von Tag zu Tag variieren, kann der Urlaubsanspruch nicht tageweise berechnet werden. Stattdessen arbeiten wir mit einem stundenbasierten Modell. Nehmen wir den folgenden Arbeitsplan als Grundlage:

Entscheidet sich die Person mit diesem Arbeitsmodell dafür, sich Montag Urlaub zu nehmen, verliert sie 4 Urlaubsstunden. Fällt der Urlaubstag stattdessen auf einen Donnerstag, verliert sie 8 Stunden. Trotz Unterstützung durch das HR-Tool Personio ist die Dokumentation und Organisation dieses Modells aufwendig. Die stundenbasierte Urlaubsberechnung macht es jedoch möglich, auch halbtags oder nur stundenweise Urlaub zu nehmen. Der erhöhte Organisationsaufwand wird durch die geschaffene maximale Flexibilität also mehr als wettgemacht.

Fazit

Unsere Erfahrung zeigt: Flexible Arbeitszeitmodelle sind möglich und umsetzbar. Doch dafür müssen Lösungen für die Kommunikation und Dokumentation gefunden werden. Welche Lösungen das sind, variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Sind sie jedoch erst einmal etabliert, profitieren sowohl Arbeitgebende als auch -nehmende.

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